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Reclutamiento y Seleccion
Proceso
POLITÍCAS DE SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS
1) La persona a la que se le depositen los viáticos, será la responsable de su comprobación.
2) El monto máximo autorizado por día por viaje es de $1,200.00 que incluye hospedaje, traslados, gasolina, casetas, estacionamientos, etc.
3) $100.00 por comida con impuestos (máximo 3 comidas por día).
4) Debido a que las facturas electrónicas se imprimen en la fecha solicitada, en caso de diferir la fecha de consumo con la de la factura, se deberá escanear el ticket que compruebe la fecha de consumo y posteriormente la factura electrónica deberá corresponder con el monto del ticket escaneado para que sea válida la comprobación.
5) El importe autorizado es de $150.00 diarios dependiendo la distancia y el motivo del traslado; se deberá evitar el uso de transporte que no expida comprobante, ya que es un gasto no deducible.
6) El monto a justificar mediante vale azul no podrá exceder de $150.00 pesos. En caso de sobrepasar este importe, el excedente no será reembolsable ni considerado como comprobante de viáticos.
7) El solicitante es responsable de justificar los viáticos mediante comprobantes originales dentro de los 5 días hábiles posteriores al viaje realizado.
8) Los comprobantes deben de coincidir con la fecha del viaje.
SOLICITUD DE VIÁTICOS
1) El solicitante deberá llenar todos el formato electrónico (habilitando las macros), para posteriormente enviarlo escaneado a su Jefe Directo, Líder de Proyecto , Asistente de Gerente y Gerente Nacional para que lo soliciten a RH.
2) La petición de viáticos deberá de enviarse antes de las 11:00 am para que sean depositados el mismo día.
3) Deberá llenar los siguientes campos mencionados de la bitácora:
· Nombre del colaborador.
· Puesto.
· Sucursal (ubicación).
· Descripción del viaje especificando el lugar de destino o nombre de la empresa a visitar.
· Fecha inicial y final del viaje.
· Importe solicitado.
· Firma del solicitante.
4) En la columna de “SOLICITUD” se ingresarán los importes por cada concepto, el formato realizará una suma automática, la cual será de utilidad para determinar la cantidad total requerida.
5) El área de Recursos Humanos Interno, Brenda Llaguno Oropeza bllaguno@hitenlinea.com y Luis Macías rhinterno@hitenlinea.com será responsable de revisar que las solicitudes cumplan con todos los requisitos mencionados en este proceso. Aquella solicitud que esté mal llenada o incompleta (sin firma, sin el detalle del lugar de visita, etc.) será rechazada por RHI.
6) La solicitud de viáticos será estrictamente vía correo electrónico.
COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS
1) Para comprobar los gastos efectuados, el solicitante deberá de realizar los siguientes pasos:
a) llenar la columna de “COMPROBACIÓN”.
b) escanear las facturas del viaje realizado pegadas en hojas blancas tamaño carta y ordenadas por fecha para enviarlos por correo a la Asistente de Gerente.
c) enviar por valija a más tardar 5 días hábiles después de dicho viaje con Atn. de Brenda Llaguno y/o Luis Macías , en Av. Nuevo León No. 202 Piso 1, Col. Hipódromo Condesa, C.P. 06170, Cuauhtémoc, Distrito Federal.
2) No se harán válidos comprobantes alterados, rayados, tachados, rotos o que no correspondan al periodo del viaje.
3) En caso de que RHI no cuente con los comprobantes en el periodo estipulado posterior a la realización del viaje del colaborador, se procederá a enviar una notificación al colaborador con copia a su jefe directo y se descontará el importe pendiente en la nómina siguiente.
Una vez que sea aplicado el descuento por falta de comprobación y/o devolución de sobrantes no podrá hacerse “SIN EXCEPCION ALGUNA” el reembolso de estos importes.
4) Para el reembolso de viáticos sin previo anticipo de viáticos, el colaborador deberá enviar escaneada la solicitud de viáticos, junto con los comprobantes y el VoBo del jefe directo, por correo electrónico al área de Recursos Humanos: Brenda Llaguno bllaguno@hitenlinea.com y Luis Macías rhinterno@hitenlinea.com para su depósito.
5) En caso de que el colaborador tenga saldo a su favor (es decir, que haya gastado justificadamente más de lo que se le depositó) se someterá a autorización de Dirección el excedente. Una vez que autorizado, Tesorería procederá a realizar el reembolso.
6) En caso de que el colaborador haya gastado menos de lo que solicitó, deberá depositarlo a la cuenta de la empresa e incluir la ficha de depósito con los comprobantes enviados, de no hacerlo así, el saldo en contra se descontará vía nómina y/o finiquito.
7) Únicamente el personal ubicado en el D.F. podrá realizar devoluciones por concepto de viáticos en efectivo. Por lo que deberá enviar el dinero a Brenda Llaguno para que quede registrado ante Tesorería y sea devuelto a la cuenta de la empresa.
8) De no haber realizado la comprobación del último anticipo solicitado no se podrá gestionar un segundo anticipo de viáticos.